Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Advokathuset Boalth ApS behandler personoplysninger, og hvilke rettigheder du har. Politikken gælder, uanset om du er klient, modpart eller på anden måde involveret i en sag, samarbejdspartner, leverandør, jobansøger eller besøgende på vores hjemmeside.
Vi behandler personoplysninger fortroligt og sikkert. Alle, der arbejder i Advokathuset, har tavshedspligt om de oplysninger, de får kendskab til i forbindelse med vores sager.
1. Dataansvarlig og kontakt
1.1Advokathuset Boalth ApS (”Advokathuset”, ”vi” eller ”os”) er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig:
- Advokathuset Boalth ApS, Stengade 51B, 1. b., 3000 Helsingør
- CVR-nr. 46628225
- Telefon +45 20 76 41 76 · E-mail dbp@boal.dk · boal.dk
1.2Har du spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte advokat Daniel Boalth Petersen på dbp@boal.dk eller +45 20 76 41 76. Vi har ikke pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver (DPO) og har derfor ikke gjort det.
2. Hvem behandler vi oplysninger om?
2.1Vi behandler personoplysninger om bl.a.:
- klienter og deres kontaktpersoner, repræsentanter og reelle ejere
- modparter og deres rådgivere samt andre personer, der indgår i en sag, fx vidner, sagkyndige, forurettede, sigtede og tiltalte, pårørende, købere og sælgere
- parter i en mediation
- personer, der henvender sig til os via telefon, e-mail eller kontaktformularen på hjemmesiden
- samarbejdspartnere, leverandører og kontaktpersoner hos myndigheder
- jobansøgere
- besøgende på vores hjemmeside
2.2Er du modpart eller på anden måde involveret i en sag uden at være vores klient, har vi typisk fået dine oplysninger fra vores klient eller fra andre. Oplysningerne er omfattet af vores tavshedspligt som advokater. Vi giver dig derfor ikke nødvendigvis direkte besked om, at vi behandler oplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d. Denne politik giver dig i stedet en generel beskrivelse af vores behandling.
3. Formål med behandlingen
3.1Vi behandler kun personoplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål. Formålet afhænger af din relation til os og kan være:
- at yde juridisk rådgivning og bistand og at varetage vores klienters sager, herunder forhandlinger, retssager, voldgift, mediation og sager, hvor vi er beskikket som forsvarer eller bistandsadvokat
- at kontrollere for interessekonflikter, før vi påtager os en sag
- at gennemføre kundekendskabsprocedurer og identitetskontrol efter hvidvaskloven, jf. afsnit 10
- at administrere klientforholdet, herunder fakturering, bogføring, betalinger og forvaltning af klientmidler
- at overholde de regler, vi er underlagt, herunder retsplejeloven, de advokatetiske regler, hvidvaskloven og bogføringsloven
- at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, herunder behandle klager og erstatningskrav
- at besvare henvendelser og administrere samarbejdet med leverandører og samarbejdspartnere
- at rekruttere medarbejdere
- at drive og sikre vores hjemmeside
3.2Vi behandler ikke personoplysninger på en måde, der er uforenelig med de formål, de er indsamlet til.
4. Hvilke oplysninger behandler vi?
4.1Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for formålet. Hvilke oplysninger det er, afhænger af din relation til os og af den konkrete sag.
4.2Vi behandler typisk:
- Almindelige oplysninger, fx navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato, stilling, arbejdsgiver, CVR-nummer, familieforhold, oplysninger om fast ejendom og aftaler samt korrespondance
- Økonomiske oplysninger, fx bankoplysninger, indkomst, gæld, formue, skatteforhold og forsikringsforhold
- CPR-nummer og legitimation, fx kopi af pas, kørekort eller sundhedskort
- Oplysninger efter hvidvaskloven, fx oplysninger om reelle ejere, midlernes oprindelse, status som politisk eksponeret person (PEP) samt resultater af opslag i sanktionslister
- Oplysninger om strafbare forhold, fx sigtelser, tiltaler og domme, særligt i straffesager
- Følsomme oplysninger (særlige kategorier), fx oplysninger om helbred, seksuelle forhold eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, når det er nødvendigt for sagen, fx i sager om erstatning, ansættelsesforhold eller når vi er bistandsadvokat
5. Retsgrundlaget for behandlingen
5.1Vi behandler almindelige personoplysninger på følgende grundlag i databeskyttelsesforordningen:
- Artikel 6, stk. 1, litra b: Behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig, fx når du er klient, eller for at træffe foranstaltninger på din anmodning, før aftalen indgås.
- Artikel 6, stk. 1, litra c: Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, fx efter hvidvaskloven, bogføringsloven og retsplejeloven.
- Artikel 6, stk. 1, litra f: Behandlingen er nødvendig for at forfølge vores eller vores klienters legitime interesser, fx interessen i at varetage klientens sag, herunder at behandle oplysninger om modparter og andre involverede, at kontrollere for interessekonflikter og at administrere samarbejdet med leverandører. Vi behandler kun oplysninger på dette grundlag, når dine interesser ikke går forud.
- Artikel 6, stk. 1, litra a: Du har givet samtykke til behandlingen, fx hvis vi opbevarer en jobansøgning længere end normalt.
5.2Vi behandler følsomme oplysninger, når det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (artikel 9, stk. 2, litra f), når du har givet udtrykkeligt samtykke (litra a), eller når du selv åbenlyst har offentliggjort oplysningerne (litra e), jf. også databeskyttelseslovens § 7.
5.3Vi behandler oplysninger om strafbare forhold, når det er nødvendigt for at varetage en berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til dig, fx for at varetage et forsvar eller en forurettets interesser, når det er nødvendigt for et retskrav, eller når du har givet udtrykkeligt samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 5.
5.4Vi behandler CPR-numre, når det følger af lovgivningen, fx hvidvaskloven, når det er nødvendigt for et retskrav, eller når du har givet samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, 2 og 4.
5.5Har vi behandlet oplysninger på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage, jf. afsnit 13. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket, før du trak samtykket tilbage.
6. Hvor får vi oplysningerne fra?
6.1Vi indsamler oplysninger direkte fra dig. Vi kan også modtage eller indhente oplysninger fra:
- vores klient, modparter og deres rådgivere
- domstole, politi, anklagemyndighed og andre offentlige myndigheder, fx sagsakter i en straffesag
- offentlige registre, fx CVR, tingbogen og ejendomsregistre, samt Finanstilsynets PEP-liste og sanktionslister
- pengeinstitutter, forsikringsselskaber, revisorer, ejendomsmæglere og andre rådgivere
- vores KYC-system, herunder ved opslag i registre og kontrol af identitet
- andre offentligt tilgængelige kilder
7. Hvem deler vi oplysningerne med?
7.1Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt for formålet, og når der er et lovligt grundlag. Afhængigt af sagen kan oplysningerne blive videregivet til:
- modparter og deres rådgivere, domstole, voldgiftsretter, skønsmænd og mediatorer
- offentlige myndigheder, fx politi, anklagemyndighed, Skattestyrelsen, Tinglysningsretten og Hvidvasksekretariatet
- vores pengeinstitut, Sparekassen Kronjylland, bl.a. i forbindelse med identitetskontrol ved klientmidler, jf. afsnit 10
- forsikringsselskaber, fx klientens retshjælpsforsikring eller vores ansvarsforsikring, hvis der rejses krav mod os
- vores revisor
- Advokatsamfundet og Advokatnævnet i forbindelse med tilsyn og klagesager
- andre rådgivere, fx ejendomsmæglere eller revisorer, efter aftale med klienten
7.2Vi bruger leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne (databehandlere). Det gælder bl.a. leverandører af:
- it-drift, hosting og e-mail
- sags- og dokumenthåndtering samt økonomi- og faktureringssystem
- KYC- og antihvidvaskværktøjet Pingo Comply, som leveres af Pingo ApS
- digital signatur og identitetskontrol
- digitale værktøjer, herunder værktøjer baseret på kunstig intelligens
- vores hjemmeside
Vi indgår databehandleraftaler, der opfylder kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28. Databehandlerne må kun behandle oplysningerne efter vores instruks. Vi bruger kun værktøjer baseret på kunstig intelligens, hvor oplysningerne ikke bruges til at træne leverandørens modeller. Du kan altid få oplyst, hvilke databehandlere vi bruger, ved at kontakte os.
8. Overførsel til lande uden for EU/EØS
8.1Vi behandler som udgangspunkt personoplysninger inden for EU/EØS.
8.2Overfører vi oplysninger til et land uden for EU/EØS, sker det kun, hvis EU-Kommissionen har vurderet, at landet har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, eller hvis der er andre fornødne garantier, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Har en sag tilknytning til udlandet, kan det være nødvendigt at overføre oplysninger til fx en udenlandsk advokat eller domstol for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra e.
9. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
9.1Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.
9.2Som udgangspunkt gælder følgende:
- Sagsakter opbevares i op til 10 år efter, at sagen er afsluttet, af hensyn til dokumentation og forældelsesregler. I sagstyper med længere forældelsesfrister kan vi efter en konkret vurdering opbevare oplysningerne længere.
- Oplysninger til kontrol af interessekonflikter, dvs. navn og fødselsdato eller CVR-nummer på parterne i en sag, opbevares, så længe det er nødvendigt for at kunne kontrollere for interessekonflikter, også efter at sagens øvrige oplysninger er slettet.
- Oplysninger efter hvidvaskloven opbevares i 5 år efter, at forretningsforbindelsen er ophørt eller den enkelte sag er afsluttet. Derefter slettes oplysninger om fysiske personer, jf. hvidvasklovens § 30.
- Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven.
- Henvendelser, der ikke fører til en sag, slettes senest 12 måneder efter henvendelsen, medmindre vi har pligt til at opbevare dem længere.
- Jobansøgninger slettes senest 6 måneder efter, at stillingen er besat, medmindre du har givet samtykke til, at vi opbevarer ansøgningen længere.
9.3Oplysninger om cookies og opbevaringsperioder for dem fremgår af vores cookiepolitik.
10. Særligt om hvidvaskloven
10.1Advokathuset er omfattet af hvidvaskloven ved visse typer opgaver, fx køb og salg af fast ejendom og virksomheder, forvaltning af klienters midler og stiftelse og drift af selskaber. Derudover gælder der særlige regler om identitetskontrol, når vi modtager betroede midler på vores samleklientkonto.
10.2I de sager skal vi indhente og kontrollere oplysninger om klientens identitet, fx navn og CPR-nummer eller tilsvarende og kopi af legitimation, og for virksomheder CVR-nummer, ejer- og kontrolstruktur og reelle ejere. Vi skal også vurdere risikoen ved klientforholdet, spørge til formålet med opgaven og til, hvor midlerne stammer fra, undersøge om klienten eller de reelle ejere er politisk eksponerede personer eller optræder på sanktionslister og løbende overvåge klientforholdet.
10.3Vi bruger KYC-systemet Pingo Comply til at indsamle og kontrollere oplysningerne. Når vi opretter en sag i systemet, modtager klienten som udgangspunkt en e-mail fra systemet med et link til denne persondatapolitik. Systemet understøtter vores risikovurdering, men vurderingen foretages altid af en advokat.
10.4Når vi modtager betroede midler på vores samleklientkonto, skal vi indhente identitetsoplysninger om de reelle ejere af midlerne og stille dem til rådighed for vores pengeinstitut. Ud over pengeinstituttet og myndighederne deler vi ikke identitetsoplysningerne med andre uden klientens godkendelse.
10.5Oplysninger, som vi indhenter efter hvidvaskloven, må kun bruges til at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme og ikke til kommercielle formål. Oplysningerne opbevares i 5 år, jf. afsnit 9.
10.6Vi har efter hvidvaskloven pligt til at underrette Hvidvasksekretariatet, hvis vi har mistanke om hvidvask eller finansiering af terrorisme. Vi må ikke orientere den, det drejer sig om, om en sådan underretning, og retten til indsigt i disse oplysninger er derfor begrænset.
11. Hjemmeside og kontaktformular
11.1Skriver du til os via kontaktformularen på boal.dk, behandler vi de oplysninger, du giver, fx navn, telefonnummer, e-mail og din besked, for at kunne besvare din henvendelse. Vi beder dig om ikke at sende fortrolige eller følsomme oplysninger via formularen, før vi har aftalt, hvordan de skal sendes sikkert.
11.2Vores hjemmeside bruger cookies og kan indeholde indlejrede tjenester fra tredjeparter, fx kort fra Google Maps. Cookies, der ikke er nødvendige, bruges kun, hvis du har givet samtykke. Du kan læse mere og ændre dit samtykke i vores cookiepolitik.
12. Sikkerhed
12.1Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse og uautoriseret adgang. Adgangen til oplysningerne er begrænset til dem, der har brug for dem, og vi sender fortrolige og følsomme oplysninger krypteret eller via en anden sikker løsning.
12.2Sker der et brud på persondatasikkerheden, anmelder vi det til Datatilsynet inden 72 timer, når det er påkrævet. Indebærer bruddet en høj risiko for dig, giver vi dig besked hurtigst muligt.
12.3Vi træffer ikke afgørelser, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
13. Dine rettigheder
13.1Du har efter databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder:
- Ret til indsigt: Du kan få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og få en kopi af dem (artikel 15).
- Ret til berigtigelse: Du kan få urigtige oplysninger om dig selv rettet (artikel 16).
- Ret til sletning: Du kan i visse tilfælde få oplysninger om dig slettet, før vi ellers ville slette dem (artikel 17).
- Ret til begrænsning af behandling: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen af dine oplysninger (artikel 18).
- Ret til dataportabilitet: Du kan i visse tilfælde få udleveret de oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (artikel 20).
- Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser (artikel 21).
- Ret til at trække samtykke tilbage: Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage (artikel 7, stk. 3).
13.2Rettighederne kan være begrænset. Det gælder bl.a., når oplysningerne er omfattet af vores tavshedspligt som advokater, når hensynet til andre, herunder vores klienter, går forud, jf. databeskyttelseslovens § 22, når vi har pligt til at opbevare oplysningerne efter lovgivningen, eller når oplysningerne er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Er du modpart i en sag, har du derfor typisk ikke ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler for vores klient.
13.3Vil du gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os, jf. afsnit 1. Vi kan bede dig om at dokumentere din identitet. Vi svarer som udgangspunkt inden en måned. Hvis det er nødvendigt, kan fristen forlænges med yderligere to måneder, og så giver vi dig besked om det. Kan vi ikke imødekomme din anmodning, begrunder vi det.
14. Klage til Datatilsynet
14.1Vi opfordrer dig til at kontakte os først, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.
14.2Du kan klage til:
- Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon +45 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk
15. Ændringer
15.1Vi kan ændre denne persondatapolitik, fx ved ændringer i lovgivningen eller i vores behandling af personoplysninger. Den gældende version er altid tilgængelig på boal.dk.
Advokathuset Boalth ApS · Stengade 51B, 1. b., 3000 Helsingør · CVR-nr. 46628225 · +45 20 76 41 76 · dbp@boal.dk
Til toppen ↑